当社の主事業である広告制作事業のセールスプロモーションを行っていく上で、「個人情報保護」が重要なテーマです。また、「個人情報」は、お客様にとっても、取り扱う当社にとっても重要な情報資産であり、確実に保護することは重要な責務であります。したがって、当社は「個人情報保護」のための全社的な取り組みを実施し、お客様への「安心」の提供及び社員への「信頼」という社会的責任の責務を果たすことを確実にいたします。

当社が個人情報の収集を行う場合は、
(1) 収集目的の達成のために必要な範囲のみ収集します。
(2) 適法且つ公正な手段を用い行います。
(3) 事前に収集目的を明らか にし、同意の上で行います。

当社が収集した個人情報は、適切に管理し、その利用、提供は同意を得た範囲に限定し、それ以外の第3者への開示、提供は行いません。

＜当社の取扱い個人情報＞
1. 応募者情報（当社に応募された方の個人情報）
2. 従業者情報（当社で従事している者の個人情報）
3. イベント応募者情報（当社が扱っているイベント応募者の個人情報）
4. 取引先情報（当社の取引先個人情報）
5. 経済新聞個人情報（当社担当の名駅経済新聞、サカエ経済新聞の取材記録等）
6. 制作物(印刷物・Web等)に含まれる個人情報データ（個人が特定できる写真・連絡先等）

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを確実に防止します。また、市場のセキュリティ事故の実例、お客さまからの御要望などにより改善が必要とされたときには、速やかにこれを是正し、予防に努めます。

当社は、個人情報に関連する法令及びその他の規範を遵守します。また、当社の管理の仕組みに、これらの
法令及びその他の規範を常に適合させます。

内部監査及び経営者による見直しの機会を通じて、管理の仕組みを継続的に改善し、常に最良の状態を維持します。

7. 報道・著述目的の個人情報の保護について

報道や著述などの表現行為は、民主主義社会の最も大切な基盤であり、基本的な自由が保障されています。
このため、個人情報保護法第50条第1項で報道や著述目的で個人情報を扱う時はさまざまな義務規定を免除されています。しかし、私たちは報道や著述目的であっても、個人情報を適切に扱い、安全に管理し、取り扱いについての苦情などにも適切に対応して、読者の信頼と理解を得られるように努めます。

来訪者記録を含めて、最初入館者氏名・最終退館者氏名・日付・時刻を、入退出管理帳に記載する。1ヶ月に一度個人情報保護管理者が内容をチェックし、入退出管理帳チェックシートに記載する。チェック後は入退出管理帳を廃棄する。2階作業場からの出入りはスタッフのみとする。1階・2階共通としてスタッフがいなくなる場合は必ず施錠をする。

立ち入り区域と進入禁止区域を明記したパネル等を配置し、制限する。

情報保管場所への担当者及び管理責任者以外の立ち入りを制限し、両者が不在の場合、必ず施錠をする。やむを得ず入室する場合は、担当者又は管理責任者の許可を得る。

クライアントには、アンチウイルスソフトを導入。1ヶ月に一度ウイルス定義の更新を行う（クライアント管理業者による）。使用メディアはウイルスチェックを行った上で使用。

クライアントはパスワードを設定し、起動時・メール配信時・離席時のウインドウの閲覧、及び改ざん、漏えいを防ぐ。パスワードは定期的に変更する（3ヶ月に1度）。

各自、アンチウイルスソフトを導入。ウイルス定義の更新を行う（クライアント管理業者による）。使用メディアはウイルスチェックを行った上で使用。規定外のソフトのインストール及び利用を禁止する。

PCにサーバー機能はなく、社内LANにつながっていない。個人情報データの取扱い（閲覧、更新など）を履歴として管理することは困難である。個々のデータにパスワードをつけることにより※ 、管理者以外が閲覧しないものと考えられる。操作の記録としては、以下の内容を規定する。
1. データの修正をする。
2. 別名保存をする。（その時に修正日を名前とする）
3. 修正の内容、修正者をデータ操作管理台帳に記載する。
4. 管理台帳は、取扱う個人データのすべてを記載し、3年間は保管するものとする。
5. 管理台帳の廃棄は、シュレッダーによるものとする。
※エクセルデータは、データ管理者がパスワードをつけて管理する。パスワードはデータ管理者のみ管理する。

5. データ消去

個人情報はゴミ箱で「ゴミ箱を空にする」廃棄方法ではなく、「データ消去用の専用ソフト」を 必ず使い、廃棄する。

http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html

http://www.soumu.go.jp/joho_tsusin/security/kiso/k05_09.htm

http://www.e-chiteki.com/

http://www.japrpo.or.jp/

http://www.pressnet.or.jp/info/seimei/guideline20060512.pdf
http://www.pressnet.or.jp/info/kenk19971100.htm

開示、苦情、相談等の求めに応じる手続き
当社の開示対象個人情報に関する開示、苦情、相談等の手続きについては、以下のとおりとします。
１　開示、苦情、相談等の受付け窓口

TEL：052-262-6697
E-mail：enomoto@coupgut.co.jp

２　手続きで使用する様式
　　開示…………「個人情報開示等依頼書」
　　苦情、相談…「苦情・相談受付書」
３　本人確認方法

(2)本人以外の代理人による場合
本人以外の代理人による開示等の要求があった場合、「委任状」により本人確認をし、対応を行う。

４　開示対応手順

開示等の依頼を受けた者は、開示担当者へ連絡を行う。

開示担当者は、開示等の依頼者に「個人情報開示等依頼書」を送付し、必要事項を記載頂き、返信して頂く。

開示担当者は、開示等の依頼者の本人確認を上記３の手順に従い行う。

開示担当者は、本人確認後、開示等の対応を行う。

開示担当者は、開示等の対応を行った結果を通知する場合、個人情報保護管理者に承認を得たのち、開示等の依頼者に「個人情報開示等依頼書」により通知を行う。

開示担当者は、開示等の手続きについて結果を「個人情報開示等対応記録」に記載し、個人情報保護管理者に提出する。

個人情報保護管理者は、「個人情報開示等依頼書」及び「個人情報開示等対応記録」を保管し、維持しなければならない。

(8)

なお、開示担当者は、開示等の対応を行わない場合は、個人情報保護管理者に承認を得たのち、開示等の依頼者に説明を行う。

５　開示対象個人情報に関する事項の周知

当社は、開示対象個人情報に関して以下の事項を本人の知り得る状態に置く。

(1)

社名

(2)

個人情報保護管理者（もしくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

(3)

全ての開示対象個人情報の利用目的

開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

(5)

当社が個人情報の保護に関する法律第37条第1項の認定を受けた“認定個人情報保護団体”である場合は、当該個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

(6)

開示等の手続き

6　開示等料金

開示等の対応に関する料金は無料とする。

7　相談対応手順

苦情・相談窓口の担当者は、「12苦情・相談受付書」を個人情報保護管理者に提出する。

個人情報保護管理者は、「12苦情・相談受付書」の内容に基づき適切な処置の実施又は担当者の指名を行なう。

苦情・相談窓口の担当者は、本人へ対応を回答する場合、個人情報保護管理者に承認を得なければならない。

個人情報保護管理者は、適切な処置の実施後又は指名した担当者の処置結果確認後に結果を「12苦情・相談受付書」の“個人情報保護管理者記入欄−対応結果”に内容を記載する。

個人情報保護管理者は、「12苦情・相談受付書」を“事業者の代表者による見直し”時に提出する。
※内容の重要性又は処置の内容によっては、即時、社長へ報告を行なう。

8　苦情対応手順

苦情・相談窓口の担当者は本人より苦情を受け付けた場合、以下の手順にて本人確認をしなければならない。苦情・相談窓口の担当者は、本人より口頭で氏名、住所及び電話番号を聞き、当社の登録情報と照合し本人であることを確認する。

苦情・相談窓口の担当者は、個人情報保護管理者及び社長に報告後、苦情の内容を「12苦情・相談受付書」の“受付時記入欄”に記載し、個人情報保護管理者に提出する。

個人情報保護管理者は、「12苦情・相談受付書」の内容に基づき、速やかに適切な処置の実施又は、担当者の指名を行なう。

個人情報保護管理者は、適切な処置の実施後又は指名した担当者の処置結果確認後に結果を「12苦情・相談受付書」の“対応結果記入欄”に内容を記載する。

苦情・相談窓口の担当者は、本人へ対応を回答する場合、個人情報保護管理者に承認を得なければならない。

個人情報保護管理者は、以下の内容を「13是正処置報告書」の“是正処置記入欄”に記載し確実に実行しなければならない。
a)　苦情発生の主たる原因の調査・特定
b)　苦情発生の原因を除去できる有効な再発防止策の立案・実施
c)　実施した再発防止策の効果の確認

個人情報保護管理者は、「12苦情・相談受付書」及び「13是正処置報告書」を保管し維持しなければならない。

個人情報保護管理者 ■ 専務取締役／筒井 潔・制作部／稲垣 留奈